Как объективно оценить сотрудника: составляем должностную инструкцию

Два сооснователя компании возмущенно смотрели друг на друга через стол. Они сильно поссорились, обсуждая качество работы своего гендиректора.  «Этот парень топит нашу компанию», — сказал один. «Все просто и понятно — он неудачник. Он не подходит для этой работы, и нам нужно от него избавиться.»

«В корне не согласен», — ответил другой. «Клиенты довольны. И все, что я вижу, говорит о том, что он отлично работает. Мы должны его публично поблагодарить и сделать хорошую прибавку к зарплате». Два сооснователя смотрели друг на друга через стол, и горькое разочарование капало им на ботинки.

Как такое могло произойти?

Как у двух членов совета директоров могут быть такие разные мнения о том, преуспевает ли высшее должностное лицо в компании или не справляется со своими обязанностями? Возможно, это потому, что для измерения успеха они используют разные линейки. Возможно, это потому, что они по разному представляют перечень  обязанностей, которые должен выполнять их гендиректор. 

Один из фундаментальных принципов в организационной психологии гласит: «Все начинается с описания функционала». Не будем утверждать абсолютная гарантия вашего успеха, но уверены, что хорошее описание работы служит нескольким важным целям.

Четкое описание работы обеспечивает:

• Точную концентрацию усилий сотрудника на ключевые достижения
• Объективную основу для оценки его работы
• Шаблон «идеального кандидата», с которым можно сравнивать потенциальных новых сотрудников

Из чего состоит должностная инструкция:

1. Формулировка основных целей и задач для деятельности данного сотрудника
2. Перечень необходимых для ее достижения знаний, навыков и умений
3. Требования к личностным качествам сотрудника на данной кадровой позиции
4. Требования к его образованию и практическому опыту в данной сфере

Раздел «цель» должен быть описан кратким предложением об общей цели. Например, в должностной инструкции для руководителя организации может быть сказано что-то вроде: «Надзор за всеми функциями и бизнес-процессами в организации».

Раздел «Навыки» в описании функционала генерального директора будет включать такие элементы, как:

• Социальные навыки: построение отношений с сотрудниками и клиентами
• Финансовые навыки по управлению бюджетом
• Лидерские навыки: способность сформировать вокруг себя команду единомышленников и вести их за собой
• Навыки управления: организация и координация работы компании и отдельных ее сотрудников
• Навыки общения: эффективная устная и письменная коммуникация
• Навыки маркетинга и организации продаж, устойчиво генерирующие доход

Раздел «Личные качества» может включать такие элементы, как честность и приверженность миссии организации, а раздел «Уровень образования и опыт» — вид и профиль обучения, а также стаж работы в соответствующей сфере.

Несколько советов по написанию должностных инструкций:

1. Делайте описание функционала простым, понятным и актуальным; здесь не нужен многостраничный документ
2. Привлеките действующих сотрудников, выполняющих данных функционал, чтобы уточнить и усовершенствовать его описание
3. Ограничьте число основных зон ответственности сотрудника оптимальным значением 5-8
4. Ранжируйте зоны ответственности в пределах данного функционала
5. Включите в должностную инструкцию оценку процента времени, которое нужно тратить на каждую зону ответственности

Высокоэффективные привычки: 

1)   Создайте четкие должностные инструкции для каждой должностной позиции в вашей организации
2) Сделайте ваши должностные инструкции простыми, понятными и актуальными; не пишите талмуд
3)  С помощью должностных инструкций обеспечьте:
— направление и фокус работы данного сотрудника
— основу для оценки его эффективности
— шаблон «идеального кандидата», с которым можно соотносить потенциальных новых сотрудников
4) Если испытываете трудности с составлением должностной инструкции или не уверены в ее эффективности — посетите консультацию по HR в центре бизнес-психологии Alter Ego.